Refund & Cancellation Policy

Effective date: 26 August 2026
Version: 2026-08-26

ENGLISH VERSION

Central Travel & Tourism Co., Ltd., operating under the brand
Central Vietnam Tour, understands that travel plans may change.
This policy explains how cancellations, no-shows, booking changes and refunds are handled.

The cancellation conditions shown on a specific tour page, quotation or booking confirmation
form part of the booking. Where no specific cancellation condition is shown, the standard
policy below applies.

1. Standard Cancellation – Day Tours and Daily Shared Tours

For standard day tours and daily shared tours without separately disclosed
non-refundable supplier conditions:

• 72 hours or more before departure: No standard cancellation fee.
• From 48 hours to less than 72 hours before departure: 50% of the total booking value.
• Less than 48 hours before departure: 100% of the total booking value.
• No-show: 100% of the total booking value.

2. Standard Cancellation – Multi-Day, Private Package and Custom Tours

• 30 calendar days or more before departure: 10% of the total booking value.
• 15–29 calendar days before departure: 20% of the total booking value.
• 7–14 calendar days before departure: 30% of the total booking value.
• 3–6 calendar days before departure: 50% of the total booking value.
• Less than 72 hours before departure: 100% of the total booking value.
• No-show: 100% of the total booking value.

Cancellation periods are calculated using calendar days and the local departure time of
the booked service unless a different calculation is expressly stated in the booking confirmation.

3. Non-Refundable and Supplier-Specific Services

Some bookings may include services with separate supplier conditions, including airline
tickets, train tickets, hotels, cruises, attraction tickets, event tickets or other
pre-purchased services.

Where these services are non-refundable or subject to a different cancellation charge,
the applicable conditions should be communicated before the booking is confirmed or
payment is accepted.

Where a booking qualifies for a refund, genuinely non-refundable supplier amounts that
were disclosed as part of the booking may be deducted from the refundable amount.

4. Peak Season, Public Holiday and Tet Bookings

Certain services during Vietnamese public holidays, Tet, festivals or other high-demand
periods may require stricter cancellation or payment conditions because suppliers may
require non-refundable advance commitments.

A stricter condition does not automatically apply merely because a booking occurs during
a peak period. It applies only where the relevant condition has been communicated to the
customer before the booking is confirmed or payment is accepted.

5. How to Cancel

Cancellation requests should be submitted in writing using the official email address,
official WhatsApp/contact channel or another written channel confirmed by Central Vietnam Tour.

Please include the booking ID, lead traveler name and requested cancellation.

Telephone calls may be used to alert our team, but customers should also provide written
confirmation so that the time and details of the cancellation can be recorded accurately.

We will acknowledge the cancellation request in writing.

6. Booking Changes Instead of Cancellation

Where possible, customers may request a change of travel date or service instead of cancellation.

Changes are subject to availability and supplier conditions. Any price difference or
supplier charge will be communicated before the change is confirmed.

7. Cancellation by Central Vietnam Tour

If Central Vietnam Tour cancels a confirmed service for reasons within our reasonable
control and no suitable alternative is accepted by the customer, the customer will be
entitled to a refund of the amount paid for the cancelled service, subject to applicable law.

Where only one material component of a larger booking is cancelled, we will discuss a
reasonable replacement, rescheduling option or appropriate refund for the affected component.

8. Force Majeure and Events Beyond Reasonable Control

Where a service is cancelled, delayed or materially changed because of circumstances beyond
reasonable control, including severe weather, natural disaster, war, civil disturbance,
government restriction, epidemic, transport disruption or closure of an attraction,
Central Vietnam Tour will make reasonable efforts to:

• reschedule the affected service;
• offer a reasonable alternative where available; or
• recover refundable amounts from relevant suppliers.

Any refund may take into account genuine non-refundable supplier costs already committed
for the booking. We will provide reasonable information about material deductions affecting
the refundable amount.

Nothing in this section limits rights or obligations that cannot legally be limited.

9. No-Show and Customer Delay

Failure to attend a confirmed service without timely cancellation is treated as a no-show
and is normally non-refundable.

If a customer misses a departure because of late arrival, Central Vietnam Tour will make
reasonable efforts to assist, but any additional transportation or replacement-service
cost may be payable by the customer where the delay was within the customer’s control.

10. Refund Calculation

A refund is normally calculated as:

Amount paid − applicable cancellation charge − disclosed non-refundable supplier costs
= refundable amount.

Where the customer has paid only a deposit, any applicable cancellation charge may be
deducted from the deposit. If the cancellation liability exceeds the amount already paid,
any additional amount will only be handled in accordance with the booking agreement and
applicable law.

11. Refund Processing Time

Once a refund has been approved and the required payment details are available,
Central Vietnam Tour will normally initiate the refund within
5 business days.

Refunds will normally be returned using the original payment method where reasonably possible.

After Central Vietnam Tour or the payment provider initiates the refund, banks, card issuers
and payment service providers may require approximately
5–15 additional business days to credit the funds to the customer’s account.
Actual processing time depends on the financial institution and payment method.

Central Vietnam Tour is not able to control the processing time of the customer’s bank
or card issuer after a refund has been properly initiated, but we will provide reasonable
assistance if confirmation of the refund transaction is required.

12. Bank and Currency Differences

Where a refund involves international banking, foreign currency conversion or card settlement,
the amount ultimately credited by the customer’s financial institution may be affected by
exchange rates or charges applied independently by that institution.

Any fee charged directly by Central Vietnam Tour will be disclosed where applicable.

13. Disputes About a Cancellation or Refund

Customers who believe a cancellation or refund has been calculated incorrectly should
contact Central Vietnam Tour and provide the booking ID and relevant information.

We will review the booking record, applicable policy and supplier conditions and attempt
to resolve the matter through good-faith communication.

If the matter cannot be resolved, customers retain all rights to seek assistance or legal
remedies available under applicable law.

14. Acceptance of This Policy

Where a booking is made online, customers may be required to actively acknowledge that
they have read and agreed to this Refund & Cancellation Policy before submitting the booking.

Central Vietnam Tour may retain the applicable policy version and acceptance timestamp
with the booking record.

BẢN TIẾNG VIỆT

Công ty TNHH Du lịch & Lữ hành Miền Trung – Central Travel & Tourism Co., Ltd.,
hoạt động dưới thương hiệu Central Vietnam Tour, hiểu rằng kế hoạch du lịch
có thể thay đổi.

Chính sách này quy định cách xử lý việc hủy tour, no-show, thay đổi booking và hoàn tiền.

Nếu tour, báo giá hoặc booking confirmation có chính sách hủy riêng đã được thông báo
trước khi xác nhận booking thì chính sách riêng đó là một phần của booking.
Nếu không có quy định riêng, chính sách tiêu chuẩn dưới đây được áp dụng.

1. Hủy Day Tour và Daily Shared Tour

• Từ 72 giờ trở lên trước giờ khởi hành: Không áp dụng phí hủy tiêu chuẩn.
• Từ 48 giờ đến dưới 72 giờ: Phí hủy bằng 50% tổng giá trị booking.
• Dưới 48 giờ: Phí hủy bằng 100% tổng giá trị booking.
• No-show: Phí hủy bằng 100% tổng giá trị booking.

2. Hủy Tour nhiều ngày, Private Package và Custom Tour

• Từ 30 ngày lịch trở lên: 10% tổng giá trị booking.
• Từ 15–29 ngày: 20% tổng giá trị booking.
• Từ 7–14 ngày: 30% tổng giá trị booking.
• Từ 3–6 ngày: 50% tổng giá trị booking.
• Dưới 72 giờ: 100% tổng giá trị booking.
• No-show: 100% tổng giá trị booking.

Thời hạn hủy được tính theo ngày lịch và giờ khởi hành tại địa phương của dịch vụ,
trừ khi booking confirmation quy định rõ cách tính khác.

3. Dịch vụ không hoàn lại và điều kiện riêng của nhà cung cấp

Một booking có thể bao gồm vé máy bay, vé tàu, khách sạn, du thuyền, vé tham quan,
vé sự kiện hoặc dịch vụ đặt trước có chính sách riêng.

Nếu dịch vụ không hoàn lại hoặc áp dụng phí hủy khác, điều kiện đó phải được thông báo cho
khách trước khi booking được xác nhận hoặc trước khi nhận thanh toán.

Nếu booking đủ điều kiện hoàn tiền, các khoản thực tế không thể thu hồi từ nhà cung cấp
và đã được thông báo trong điều kiện booking có thể được khấu trừ.

4. Mùa cao điểm, Lễ và Tết

Một số dịch vụ trong dịp Lễ, Tết, lễ hội hoặc giai đoạn nhu cầu cao có thể áp dụng điều kiện
hủy hoặc thanh toán nghiêm ngặt hơn do yêu cầu đặt cọc không hoàn lại của nhà cung cấp.

Điều kiện nghiêm ngặt hơn không tự động áp dụng chỉ vì booking nằm trong mùa cao điểm.
Điều kiện đó chỉ áp dụng khi đã được thông báo cho khách trước khi booking được xác nhận
hoặc trước khi nhận thanh toán.

5. Cách yêu cầu hủy

Khách hàng nên gửi yêu cầu hủy bằng văn bản qua email chính thức, WhatsApp/kênh liên hệ
chính thức hoặc một kênh văn bản khác được Central Vietnam Tour xác nhận.

Yêu cầu cần cung cấp mã booking, tên người đặt chính và nội dung yêu cầu hủy.

Khách có thể gọi điện để thông báo nhanh nhưng nên xác nhận lại bằng văn bản để thời điểm
và nội dung yêu cầu được ghi nhận chính xác.

6. Thay đổi booking thay vì hủy

Nếu có thể, khách hàng có thể yêu cầu đổi ngày hoặc đổi dịch vụ thay cho việc hủy booking.

Việc thay đổi phụ thuộc tình trạng dịch vụ và chính sách của nhà cung cấp.
Mọi chênh lệch giá hoặc phí phát sinh sẽ được thông báo trước khi thay đổi được xác nhận.

7. Central Vietnam Tour hủy dịch vụ

Nếu Central Vietnam Tour hủy một dịch vụ đã xác nhận vì lý do thuộc phạm vi kiểm soát hợp lý
của công ty và khách hàng không chấp nhận phương án thay thế phù hợp, khách hàng được hoàn lại
số tiền đã thanh toán cho phần dịch vụ bị hủy theo quy định pháp luật áp dụng.

8. Bất khả kháng và sự kiện ngoài khả năng kiểm soát hợp lý

Nếu dịch vụ bị hủy, trì hoãn hoặc thay đổi đáng kể vì thời tiết nghiêm trọng, thiên tai,
chiến tranh, bất ổn, lệnh của cơ quan nhà nước, dịch bệnh, gián đoạn vận tải hoặc đóng cửa
điểm tham quan, Central Vietnam Tour sẽ nỗ lực hợp lý để đổi lịch, cung cấp phương án thay thế
hoặc thu hồi phần chi phí có thể hoàn lại từ nhà cung cấp.

Số tiền hoàn có thể được điều chỉnh theo các chi phí nhà cung cấp thực tế không thể hoàn lại
đã cam kết cho booking. Công ty sẽ cung cấp thông tin hợp lý về các khoản khấu trừ đáng kể.

9. No-show và khách đến muộn

Khách không tham gia dịch vụ đã xác nhận mà không thông báo hủy đúng thời hạn được xem là
no-show và thông thường không được hoàn tiền.

Nếu khách lỡ giờ khởi hành do đến muộn, công ty sẽ cố gắng hỗ trợ nhưng chi phí vận chuyển
hoặc dịch vụ thay thế phát sinh có thể do khách hàng chi trả nếu nguyên nhân thuộc phạm vi
kiểm soát của khách.

10. Cách tính tiền hoàn

Số tiền hoàn thông thường được tính:

Số tiền khách đã thanh toán − phí hủy áp dụng − chi phí nhà cung cấp không hoàn lại
đã được thông báo = số tiền có thể hoàn.

11. Thời gian xử lý hoàn tiền

Sau khi yêu cầu hoàn tiền được chấp thuận và công ty có đủ thông tin cần thiết,
Central Vietnam Tour thông thường sẽ
khởi tạo việc hoàn tiền trong vòng 5 ngày làm việc.

Tiền sẽ được hoàn lại theo phương thức thanh toán ban đầu khi hợp lý và có thể thực hiện.

Sau khi công ty hoặc đơn vị thanh toán khởi tạo refund, ngân hàng, tổ chức phát hành thẻ
hoặc payment provider có thể cần thêm khoảng
5–15 ngày làm việc
để tiền được ghi có vào tài khoản của khách.

Thời gian thực tế phụ thuộc vào ngân hàng và phương thức thanh toán.

12. Ngân hàng và chênh lệch tỷ giá

Nếu refund có liên quan đến ngân hàng quốc tế, quy đổi ngoại tệ hoặc thanh toán thẻ,
số tiền thực tế ngân hàng của khách ghi có có thể chịu ảnh hưởng bởi tỷ giá hoặc phí
do chính ngân hàng/tổ chức tài chính đó áp dụng.

13. Khiếu nại về hủy hoặc hoàn tiền

Khách hàng cho rằng khoản hoàn tiền hoặc phí hủy chưa chính xác có thể liên hệ Central
Vietnam Tour và cung cấp mã booking cùng thông tin liên quan.

Công ty sẽ kiểm tra hồ sơ booking, chính sách áp dụng và điều kiện nhà cung cấp và cố gắng
giải quyết thông qua trao đổi thiện chí.

Nếu không thể giải quyết, khách hàng vẫn có các quyền khiếu nại và biện pháp pháp lý theo
quy định pháp luật áp dụng.

14. Xác nhận chính sách

Trong booking trực tuyến, khách hàng có thể được yêu cầu chủ động xác nhận đã đọc và đồng ý
với Chính sách Hoàn tiền & Hủy tour này trước khi gửi booking.

Central Vietnam Tour có thể lưu phiên bản chính sách và thời điểm khách đồng ý cùng hồ sơ booking.